Všeobecný popis NP image:

Ponuka využitia NP image – systém NP image obsahuje modernú databázu pre prácu s digitalizovanými dokumentami. Vďaka tomu môžeme našim zákazníkom ponúknuť účinný nástroj správy digitalizovaných dokumentov. Systém obsahuje tieto základné moduly:
Bezpečnostný modul – kontroluje všetky činnosti uskutočňované v systéme. Obmedzuje činnosti jednotlivých pracovníkov podľa ich prístupových práv. Kontroluje správnosť prihlásenia do systému.

Evidenčný a podporný modul – umožňujúci evidenciu uložených písomností jednotlivých zákazníkov. Automaticky vypočítava skartačné lehoty na ktoré upozorňuje. Zákazník potom jednoducho potvrdzuje súhlas so skartáciou.

Exportný modul – umožňujúci export digitalizovaných dokumentov s indexami do systémovej databázy NP image pomocou webového rozhrania priamo z počítača.

Popis NP image
Aplikácia slúži k evidencii dokumentov v spisovniach s možnosťou prístupu klientov a postupnou digitalizáciou uložených dokumentov. Aplikácia umožňuje komunikáciu medzi klientami a pracovníkmi spisovní. Každé oddelenie môže vytvárať svoje užívateľské účty z ktorých je možné prehliadať depozit dokumentov a vznášať požiadavky na digitalizáciu konkrétnych dokumentov.

Systém se skladá z troch rozhraní dostupných podľa typu užívateľa:
• klient
• administrátor
• pracovník
Rozhranie pre klienta a rozhranie pre pracovníka sa ďalej mení podľa individuálnych práv. Každý užívateľ môže využívať len jedno rozhranie podľa typu prístupu. Užívateľ je autorizovaný štandardne užívateľským menom a heslom.

Klient
V klientskom rozhraní je možné prezerať databázu dokumentov danej firmy a pracovať s požiadavkami na digitalizáciu. Klient má tiež možnosť vytvárať si ďalšie užívateľské účty pre prístup do svojho depozitu.

Pracovník
Toto rozhranie umožňuje spracovávanie požiadaviek a vkladanie nových dokumentov. Pracovník má možnosť prezerať a upravovať dokumenty uskladnené v jeho spisovni alebo reagovať priamo na požiadavky klientov. Opäť má možnosť vytvárať nové užívateľské kontá v rámci spisovne a administrovať zoznamy indexov pre konkrétne druhy spisového materiálu.

Administrátor
Administračné rozhranie slúži k zakladaniu nových spisovní do aplikácie. Administrátor môže tiež neobmedzene spravovať užívateľské účty všetkých klientov a spisovní.

Klientské rozhranie
Klient má k dispozícii funkcie:
Správa užívateľov (administrátor aplikácie môže nastaviť každej firme obmedzenie počtu užívateľov). Zadávanie požiadaviek na spisovne s možnosťou prezerania ich histórie. Pripisovanie správ ku svojim požiadavkám. Prezeranie databázy krabíc (vrátane digitalizovaných dokumentov) s vyhľadávaním podľa definovaných indexov.
Správa užívateľov
Klientská správa užívateľov umožňuje vytvárať nových užívateľov v rámci firmy priamo klientom (nie je teda nutné kvôli novému prístupu kontaktovať administrátora aplikácie). Ku správe užívateľov má prístup vždy len jeden užívateľ, ktorému to administrátor aplikácie dovolil pri jeho založení.

Práca s požiadavkami
Požiadavka na digitalizáciu dokumentu sa vzťahuje vždy k jednému druhu spisového materiálu. V požiadavke môže byť ďalej špecifikovaný rok vzniku dokumentu a prípadné indexy. Pre bližšiu špecifikáciu je tu možnosť vpísať voľnú poznámku. Index je pomenovaný parameter, ktorý nejakým spôsobom identifikuje dokument v krabici. Indexy zadávajú pracovníci spisovní pri digitalizácii.

Databáza krabíc

V databáze krabíc vidí užívateľ všetky krabice, ktoré má jeho firma uskladnené. Každú krabicu je možné otvoriť a prehliadnuť si digitalizované dokumenty, ktoré obsahuje. V krabiciach i dokumentoch je možné vyhľadávať podľa definovaných atribútov a indexov pre zvolený druh spisového materiálu.
Rozhranie pracovníka

Toto rozhranie umožňuje nasledujúce akcie, ktoré sú vykonávané vždy v rámci spisovne:
• práca s frontou požiadaviek
• práca s databázou krabíc
• vkladanie nových skladových jednotiek
• vytváranie zoznamu indexov
• vkladanie digitalizovaných stránok s indexami do dokumentov
Dostupnosť niektorých akcií je podmienená právom. Administrátor teda môže vytvárať ľubovoľne definované role a tie pracovníkom prideľovať - tým je možné oddelenie pracovníkov, ktorí zakladajú spisový materiál a pracovníkov ktorí uskutočňujú digitalizáciu dokumentov.

Vloženie skladovej jednotky

Pri založení novej skladovej jednotky pracovník vyplní príslušné atribúty a skladovú jednotku uloží. Tým je jednotka priradená do príslušnej krabice podľa druhu spisového materiálu a roku vzniku. Každá spisová jednotka má tiež identifikátor uloženia, podľa ktorého ju pracovník môže vyhľadať v konkrétnej polici.
Práca s požiadavkami

Pracovník, ktorý má právo spracovávať požiadavky, vidí požiadavky pre svoju spisovňu. Požiadavku si môže označiť pre spracovanie a tým upozorniť ostatných pracovníkov, že táto požiadavka je už v riešení.
Ostatní pracovníci majú možnosť sa k požiadavke pridať (v prípade väščích balíkov alebo v prípade absencie pôvodného pracovníka).
Spoluprácu a koordináciu pracovníkov na jednej požiadavke systém nerieši.
Riešenie požiadaviek

Keď pracovník začne riešiť požiadavku, môže k požiadavke pripisovať správy, ktoré slúžia ku komunikácii pracovníka s klientom ohľadne riešenia požiadavky. Správy sú pri požiadavke zoradené chronologicky. Správy je možné pridávať k požiadavke v akomkoľvek stave (teda aj k ukončeným). Užívateľské konto je možné nastaviť tak, aby kópie správy k požiadavke chodili na e-mail užívateľa.
Postup ukončenia procesu

Pracovník sám rozhoduje o tom, či je požiadavka ukončená. Pri ukončení požiadavky pracovník označí, či bola požiadavka splnená, alebo bola stornovaná (stornované požiadavky sa nefakturujú). Ďalej doplní voliteľný údaj o tom či je alebo nie je použitá skladová jednotka digitalizovaná kompletne a príp. koľko dokumentov zostáva. Po ukončení požiadavky je zákazníkovi odoslaný informačný e-mail. Pracovník má možnosť už ukončenú požiadavku nielen prezerať, ale znovu si ju označiť pre spracovanie, alebo stornovať: týmto je možné riešiť problém keď dôjde k reklamácii požiadavky zo strany zákazníka.
Databáza krabíc spisovne

Každý pracovník má prístup do kompletnej databázy krabíc v spisovni a môže ich nielen prezerať, ale aj doplňovať o ďalšie dokumenty a digitalizované stránky. Tento prístup je nezávislý od spracovania požiadaviek. Operatívne je teda možné riešiť prípadné chyby alebo úpravy bez nutnosti hľadať skutočnú požiadavku od klienta.
V databáze môže pracovník vyhľadávať rovnako ako zákazník pomocou definovaných atribútov a indexov.
Digitalizácia dokumentu

Digitalizácia dokumentu prebieha buď na požiadanie klienta alebo operatívne z databázy krabíc. V oboch prípadoch je zvolená a otvorená krabica kam dokument patrí. Pokiaľ v databáze taká nie je , je nutné ju najskôr založiť (pomocou vloženia skladovej jednotky).
Pracovník potom vyberie dokument kam chce digitalizované stránky vložiť alebo vyberie možnosť „nový dokument“ (preferovaná je vždy volba nový dokument). Dokument je vždy spojený s konkrétnou skladovou jednotkou v ktorej je práve uložený. Teraz už pracovník vloží do aplikácie digitalizované súbory a vyplní hodnoty indexov, ktoré sú pre tento druh spisového materiálu a firmu definované. V prípade potreby môže vložiť nový index alebo zahrnúť dokument do zložky (zložku môže buď vybrať z už vytvorených alebo založiť novú – zložky sú vždy v rámci krabice).
Pokiaľ pracovník reagoval na požiadavku, tak ju môže okamžite po vložení potrebných dokumentov potvrdiť. Tým je klientovi odoslaná správa a digitalizácia ukončená.

Administračné rozhranie

Nástroje tohoto rozhrania sú:
• správa všetkých užívateľských kont
• správa firiem a spisovní
• správa typov písomností a indexov

Administrátor je oddelený typ užívateľa, ktorý nemá prístup do databázy krabíc. Môže meniť a pridávať všetky užívateľské kontá, definície firiem, definície spisovní a upravovať druhy písomností a zoznamy indexov.
• skladová jednotka – jednotka uložená v spisovni. Tieto jednotky sú prijímané do spisovne v prvej fáze.

• krabica – súbor skladových jednotiek s rovnakým rokom vzniku a druhom spisového materiálu

• zložka – súbor dokumentov definovaný pracovníkom v rámci jednej krabice

• dokument – jeden konkrétny dokument s indexami. Každý dokument obsahuje digitalizované stránky.

• stránka – digitalizovaná strana dokumentu. Každá strana má svoje číslo.

Identifikačné atribúty:

Skladová jednotka

• podnik
• spisovňa
• druhov spisového materiálu
• rok vzniku dokumentov
• skartačná lehota
• dátum uloženia do spisovne (môže byť zmenený pracovníkom)
• dátum a čas vloženia do databázy
• rok skartovania – vypočítava sa z roku vzniku dokumentu a skartačnej lehoty
• uloženie v spisovni
Uloženie dokumentov v spisovni (lokácia)

1. označenie budovy
2. označenie depozitu
3. číslo radu regálov
4. číslo regálu
5. číslo police
6. číslo skladovej jednotky v polici

Krabica

• rok vzniku
• druh spisového materiálu
• počet definovaných zložiek
Krabica sa žiadnym spôsobom nevytvára. Je to len zoskupenie skladových jednotiek s rovnakým druhom spisov a rokom vzniku. Z toho vyplýva, že krabica je jednoznačne definovaná druhom a rokom vzniku.

Zložka
• počet dokumentov
• názov
• popis
Zložka je súbor dokumentov definovaný v databáze (nemusí mať žiadny ekvivalent v papierovej podobe). Zložka môže združovať dokumenty z viacerých skladových jednotiek, avšak iba z jednej krabice (všetky dokumenty v zložke musia mať rovnaký druh arok vzniku).
Zložka vzniká pri vkladaní dokumentov, teda vo fáze digitalizácie.

Dokument
• unikátny identifikátor – číslo ktoré prideľuje databáza (identifikácia je unikátna v rámci celej databázy)
• pracovník, ktorý dokument založil
• dátum a čas vloženia do databázy
• dátum vzniku YYYY-MM-DD
• druh spisového materiálu
• odkaz na zložku
• indexy

Každý dokument môže byť iba v jednej zložke.

Indexy dokumentu:
Zoznam indexov vytvára poverný pracovník pre každý druh spisového materiálu a firmu oddelene. Index má textovú podobu. Vyhľadávať je teda možné len podľa hodnoty alebo časti hodnoty indexu.
napr.:
máme index „Priezvisko“ môžeme teda zadať podmienku „Novák“, ktorá nám nájde všetky priezviská Novák alebo môžeme hľadať podľa časti a potom výsledok hľadania budú mená Novák i Nováková.
Podmienky pre vyhľadanie dokumentu (a to ako v databáze tak pomocou požiadavky aj v spisovni) je možné kombinovať iba spôsobom zužovania výberu.
Ak zadáme podmienky:
„Priezvisko“ = „Novák“
„Meno“ = „Ján“
budú vo výsledku len dokumenty s osobou „Ján Novák“.
Vytvoriť podmienku na viac „Priezvisko“ nie je možné, v takom prípade musí byť požiadaviek viac.

Stránky v dokumente
• číslo stránky - číslovanie stránok v rámci dokumentu uvádza pracovník
Spisovňa

Atribúty spisovne:

• číslo pridelené databázou pri vytvorení
• názov spisovne
• kontaktné údaje spisovne – formou volného textu (pre účel zadania poštovej adresy, telefónu alebo e-mailu)
• voliteľný popis
• Identifikácia ukladateľa dokumentov
• zoznam oprávnených užívateľov (spisovňa)
• prednastavené číslo budovy a depozitu – je využívané pri vkladaní nových skladových jednotiek
Firma – ukladateľ

Zodpovedá skutočnému zákazníkovi, ktorý môže mať viac užívateľských prístupov. Títo užívatelia majú prístup iba k svojim krabiciam.

Atribúty firmy:
• číslo pridelené databázou
• názov
• voliteľný popis
• kontaktné údaje – formou volného textu (opäť tu budú rôzne adresy, telefóny a fakturačné údaje na danú firmu)

Databáza krabíc spisovne

Každý pracovník má prístup do kompletnej databázy krabíc v spisovni a môže ich nielen prehliadať, ale aj doplňovať o ďalšie dokumenty a digitalizované stránky. Tento prístup je nezávislý na spracovávaní požiadaviek. Operatívne je teda možné riešiť prípadné chyby alebo úpravy bez nutnosti hľadať skutočnú požiadavku od klienta.
V databáze môže pracovník
vyhľadávať rovnako ako
zákazník pomocou definovaných
atribútov a indexov.