Pobočky klienta a spisovňa NP publication Slovakia,a.s.

Pri riešení danej problematiky je počiatočným krokom vykonanie prvotnej analýzy potrieb klienta.

Súčasťou analýzy je okrem iného:

- zistenie stavu a množstva dokumentov

- zistenie spôsobu komunikácie pri doručovaní dokumentov

- zistenie počtu periodickej spolupráce (prevzatie prírastkov dokumentov a pod.)

- zistenie potrieb a spôsobu prístupu k dokumentom

Podľa analýzy navrhneme najvhodnejší pracovný postup.
- Prvotnou centralizáciou dokumentov rozumieme prvé najrozsiahlejšie prevzatie dokumentov zo spisovní klienta a prevezenie k ďalšiemu spracovaniu do vybranej spisovne (spisovní) NP publication Slovakia. Prvotné prevzatie dokumentov býva spravidla najrozsiahlejšie.

- Pri periodickej spolupráci preberania ďalších dokumentov prebieha proces podobne ako v bode a.), klient si môže sám nastaviť termíny týchto prevzatí.
Používame vlastné prepravné prostriedky a manipulačnú techniku.
Po prevoze dokumentov do spisovne NP sú zahájené tieto procesy:
• spracovanie dokumentov
• roztriedenie dokumentov do prehľadných celkov
• samotné uloženie dokumentov
• podrobná evidencia vrátane presnej lokácie ukladacích jednotiek.
pri procese triedenia sú dokumentom priradené evidenčné čísla a skartačné znaky, prípadne sú dokumenty podľa priania klienta preložené do nami ponúkanej obalovej techniky.
Každý klient si môže byť istý uložením písomností do zabezpečených priestorov, kde sú ako systémy EPS, EZS, tak i príslušná vlhkosť a teplota ovzdušia.
Klient je so svojimi písomnosťami ako ich tvorca pevne spätý. Kvalitná komunikácia a rýchly prístup klienta k potrebným informáciám zaistí ponúkaný vlastný SW NP image. V tomto systéme sú naviac zachytené všetky prebiehajúce procesy spracovania a správy klientových dokumentov.
Pri voľbe komunikácie vychádzame vždy z konkrétnych technických podmienok a potrieb klienta.

Vždy je dobré predchádzať nedorozumeniam a zaistiť maximálnu bezpečnosť komunikácie odolnú voči ľudským chybám a odpočutiam.
Našim klientom ponúkame niekoľko variánt komunikácie so spisovňou. Ako prvú vždy doporučujeme voľbu prepojenia pomocou komunikačného kanálu NP image, ktorý v sebe spojuje praktickosť, jednoduchosť a úsporu nákladov spojených s komunikáciou so spisovňou a využitie moderných technológií. Nebránime sa ale ani využitiu e-mailovej komunikácie či využitiu telefónu a faxu. Ďalšou volbou komunikácie je využitie poštových služieb, tu je ale nutné počítať so značným meškaním prenosu informácií. Samozrejmosťou je i doručovanie dokumentov vlastnou kuriérnou službou.

Pracovníci spisovne NP sú pripravení okamžite reagovať na potreby našich klientov.

Naše spisovne sú štandardne vybavené:
• výpočtovou technikou
• komunikačnou technikou
• zabezpečovacou technikou
• regálovou technikou
• manipulačnou technikou

Pobočky klienta:

Rýchle, bezpečné a presné doručenie požadovaných dokumentov klientovi je našou
prioritou. Preto vyvíjame stále dokonalejšie systémy distribúcie a ochrany dokumentov
so zaručením spätnej návratnosti originálu do spisovne.
Originály - Okrem štandardných možností doručenia originálov klientovi (poštou či vlastnou kuriérskou službou) ponúkame modernú variantu riešenia - tzv. „digitálne originály“ pri využití systému NP image. Tieto „digitálne originály“ sú označené pomocou technológie časových razítok. Časové razítko jednoznačne dokazuje čas,v ktorom príslušný dokument existoval v určitom tvare. Pri súdnych sporoch túto skutočnosť dokazujú súdni znalci.
Kópie – Pri zasielaní kópií postupujeme štandardnými metódami - e-mail či fax. Doporučujeme využitie systému NP image, ktorý centralizuje všetku komunikáciu so spisovňou vrátane doručovania kópií (využíva sa tiež pri doručovaní originálov – univerzálnosť aplikácie).
Spisovňa NP

Všetky dokumenty klienta, uložené v spisovniach NP publication Slovakia, sú starostlivo a poriadne evidované. Preto sú pracovníci spisovní schopní vo veľmi krátkej dobe vyhľadať požadovaný dokument a zaslať ho v požadovanej forme klientovi.

Vďaka evidencii doručených tlačených originálov sme schopní urgovať u žiadateľov vrátenie originálneho dokumentu späť do spisovne.